Cara WA Balas Otomatis – WhatsApp salah satu aplikasi pesan instan yang sangat populer dan tentunya hampir semua orang mengetahui. Nah, Apps ini tidak hanya untuk komunikasi pribadi, tetapi juga untuk bisnis online.
Berkat WhatsApp, Kalian bisa berinteraksi dengan pelanggan, memberikan informasi produk, mengirimkan invoice, dan lainnya.
Namun, ada kalanyatidak bisa selalu membalas pesan pelanggan dengan cepat, misalnya karena sibuk, offline, atau di luar jam kerja. Hal ini bisa membuat pelanggan merasa tidak dihargai, kecewa, atau bahkan beralih ke kompetitor.
Jadi, Untungnya Untuk mengatasi masalah ini, kamu bisa menggunakan fitur WA balas otomatis.
Fitur ini memungkinkan kalian bisa mengirimkan pesan balasan secara otomatis kepada pelanggan, sesuai dengan pola atau kata kunci yang sudah ditentukan sebelumnya.
Dengan begitu, kalian bisa memberikan respon yang cepat dan profesional, tanpa harus repot-repot mengetik manual. Fitur ini juga bisa membantu untuk meningkatkan engagement, loyalitas, dan konversi pelanggan.
Lalu, bagaimana cara membuat WA balas otomatis? Apa saja manfaat dan kekurangannya? Dan apa saja tips dan trik untuk membuatnya lebih efektif? Simak ulasan lengkapnya di artikel ini.
WA Balas Otomatis
WA balas otomatis merupakan fitur yang memungkinkan kalian bisa kirim pesan balasan secara otomatis kepada pelanggan yang mengirimkan pesan ke nomor WhatsApp kalian.
Misalnya Pesan balasan ini bisa berupa salam, informasi produk, harga, cara pemesanan, gambar, video, atau apapun yang diinginkan. Pesan balasan ini akan terkirim sesuai dengan pola atau kata kunci yang sudah diatur sebelumnya, sehingga tidak perlu mengetik manual setiap kali ada pesan masuk.
Dan Perlu kalian Ketahui WhatsApp balas otomatis bisa diaktifkan dengan dua cara, yaitu menggunakan WhatsApp biasa atau WhatsApp Business.
WhatsApp biasa adalah versi standar dari aplikasi WhatsApp, yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.
Sedangkan WhatsApp Business adalah versi khusus dari aplikasi WhatsApp, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis online. Kedua versi ini memiliki fitur WA balas otomatis, namun dengan cara kerja dan fungsi yang berbeda.
WA balas otomatis adalah fitur yang sangat berguna untuk bisnis online, karena bisa memberikan banyak manfaat, antara lain:
1. Meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan.
Dengan WA balas otomatis,kalian bisa memberikan respon yang cepat dan profesional kepada pelanggan, tanpa harus menunggu kamu online atau tersedia. Hal ini bisa meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis kalian.
2. Menghemat waktu dan tenaga.
Berkat Auto Replay Chat, kalian tidak perlu repot-repot mengetik manual setiap kali ada pesan masuk. Kalian bisa fokus pada hal-hal lain yang lebih penting, seperti mengurus produk, pengiriman, atau promosi.
Tidak hanya itu saja, Kalian juga bisa mengatur jadwal pengiriman pesan otomatis, sehingga kamu bisa tetap berkomunikasi dengan pelanggan di luar jam kerja.
3. Menjangkau pelanggan lebih luas.
Auto Replay Chat WA Juga bisa menawarkan produk atau layanan kamu kepada pelanggan yang berbeda-beda, tanpa harus mengenal mereka terlebih dahulu.
Sehingga kalian bisa mengirimkan pesan otomatis yang sesuai dengan minat, kebutuhan, atau preferensi pelanggan, sehingga mereka lebih tertarik untuk bertransaksi dengan kamu.
4. Meningkatkan konversi dan penjualan.
Dengan WA balas otomatis, kamu bisa meningkatkan peluang untuk mengubah pelanggan potensial menjadi pelanggan nyata.
Kalian bisa mengirimkan pesan otomatis yang berisi testimoni, diskon, bonus, atau hal-hal lain yang bisa mempengaruhi keputusan pembelian pelanggan. Kamu juga bisa mengirimkan pesan otomatis yang berisi follow up, reminder, atau konfirmasi, untuk memastikan bahwa pelanggan tidak batal atau lupa membayar.
Cara Membuat WA Balas Otomatis?
Cara membuat WhatsApp balas otomatis tergantung pada versi WA yangdigunakan, yaitu WhatsApp biasa atau WhatsApp Business.
Tenang saja, Kami akan menjelaskan keduanya. Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang cara membuat WA balas otomatis di kedua versi tersebut.
Cara Membuat WhatsApp Balas Otomatis di WhatsApp Biasa
Cara membuat WA balas otomatis di WhatsApp biasa adalah dengan menggunakan aplikasi pihak ketiga, seperti AutoResponder for WA, WhatsAuto, Auto Reply for WA, dan lainnya. Aplikasi pihak ketiga ini bisa didownload di Google Play Store, dan membutuhkan izin untuk mengakses notifikasi WhatsApp kalian.
Berikut ini adalah langkah-langkah umum untuk membuat WA balas otomatis di WhatsApp biasa:
- Download dan Install Aplikasi Pihak Ketiga: Cari aplikasi balas otomatis di Google Play Store dan install di ponsel.
- Aktifkan Izin Akses Notifikasi: Berikan izin aplikasi untuk mengakses notifikasi WhatsApp.
- Buat Aturan Baru: Klik tombol plus (+) untuk membuat aturan baru untuk pesan otomatis.
- Masukkan Pola atau Kata Kunci: Tentukan pola atau kata kunci yang ingin ditanggapi secara otomatis, misalnya “halo”, “harga”, “cara pesan”.
- Tulis Pesan Balasan: Masukkan pesan balasan yang ingin dikirimkan secara otomatis, misalnya “Halo, terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera merespon pesan Anda.”
- Simpan Aturan: Simpan aturan yang sudahdibuat, dan ulangi langkah ini untuk membuat aturan lainnya sesuai kebutuhan.
- Aktifkan Fitur: Aktifkan fitur WA balas otomatis di aplikasi pihak ketiga, dan pastikan WhatsApp kalian selalu online.
Cara Membuat WhatsApp Balas Otomatis di WA Business
Cara membuat WA balas otomatis di WhatsApp Business adalah dengan menggunakan fitur bawaan dari aplikasi tersebut, yaitu Balasan Cepat, Pesan Sambutan, dan Pesan Diluar Jam Kerja. Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang cara membuat WA balas otomatis di WhatsApp Business:
- Buka Aplikasi WhatsApp Business: Download dan install WhatsApp Business jika belum memilikinya.
- Akses Alat Bisnis: Klik ikon titik tiga di pojok kanan atas, dan pilih Alat Bisnis.
- Pilih Fitur Balasan: Pilih fitur yang ingin digunakan, yaitu Balasan Cepat, Pesan Sambutan, atau Pesan Diluar Jam Kerja.
- Balasan Cepat: Buat pesan singkat yang bisa dikirimkan dengan cepat dengan mengetikkan simbol garis bawah (_) di depan kata kunci, misalnya “_terimakasih”, “_stok”, “_lokasi”.
- Pesan Sambutan: Buat pesan yang akan dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan yang menghubungi kalian untuk pertama kalinya, atau setelah 14 hari tidak aktif. Pesan ini bisa berisi salam, perkenalan, atau informasi penting tentang bisnis kalian.
- Pesan Diluar Jam Kerja: Buat pesan yang akan dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan yang menghubungi kamu di luar jam kerja yang sudah kamu tentukan. Pesan ini bisa berisi informasi tentang jam kerja , atau cara lain untuk menghubungi kalian.
Cara Merekam Panggilan WhatsApp di HP Android dan iPhone. Mudah dan Praktis!
Tips dan Trik untuk Membuat WA Balas Otomatis yang Efektif
WA balas otomatis adalah fitur yang sangat berguna, tetapi juga bisa menjadi bumerang jika tidak digunakan dengan baik. Apabila kalian membuat WA balas otomatis yang tidak sesuai dengan konteks, tujuan, atau harapan pelanggan, maka bisa membuat pelanggan merasa kesal, bosan, atau tidak nyaman.
Oleh karena itu perlu memperhatikan beberapa tips dan trik berikut ini untuk membuat WA balas otomatis yang efektif:
1. Sesuaikan Pesan Otomatis dengan Target Pasar
Kalian perlu mengetahui siapa pelanggan kamu, apa yang mereka butuhkan, dan bagaimana cara mereka berkomunikasi.
Gunakan bahasa yang sesuai dengan karakteristik, gaya, dan nada pelanggan, sehingga mereka merasa lebih dekat dan familiar. Selain itu bisa juga menyesuaikan pesan otomatis dengan lokasi, waktu, atau situasi pelanggan, sehingga mereka merasa lebih relevan dan personal.
2. Gunakan Pesan Otomatis sebagai Alat Bantu
Kalian perlu ingat bahwa pesan otomatis hanyalah fitur tambahan yang bisa membantu untuk memberikan respon awal atau standar kepada pelanggan.
Sehingga Kalian tidak bisa mengandalkan pesan otomatis untuk menangani semua pertanyaan, keluhan, atau permintaan pelanggan.
So! Kalian tetap perlu melakukan komunikasi langsung dengan pelanggan, terutama untuk hal-hal yang lebih kompleks, spesifik, atau sensitif. Kalian juga perlu memberikan pilihan kepada pelanggan untuk berbicarasecara langsung, jika mereka menginginkannya.
3. Jangan Terlalu Banyak atau Terlalu Sedikit Menggunakan Pesan Otomatis
Kalian juga perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara jumlah dan frekuensi penggunaan pesan otomatis.
Dikhawatirkan apabila terlalu banyak menggunakan pesan otomatis, hal itu bisa membuat pelanggan merasa bosan, tidak nyaman, atau tidak dihargai.
Namun jika terlalu sedikit menggunakan pesan otomatis, hal ini bisa membuat pelanggan merasa tidak mendapatkan informasi yang cukup, tidak tertarik, atau tidak diingat. Untuk itu perlu menyesuaikan pesan otomatis dengan tujuan dan konten yang berbeda-beda, sesuai dengan tahapan komunikasi dengan pelanggan.
4. Uji Coba dan Evaluasi Pesan Otomatis
Kalian perlu memastikan bahwa pesan otomatis yang dibuat sudah berfungsi dengan baik, sesuai yang diharapkan. Kalian bisa melakukan uji coba dengan mengirimkan pesan ke nomor WhatsApp sendiri, atau meminta bantuan teman atau kolega untuk memberikan masukan.
Terkadang juga perlu melakukan evaluasi secara berkala, untuk mengetahui apakah pesan otomatis yang dibuat sudah efektif, atau perlu diperbaiki atau diperbarui.
Perbandingan Fitur WA Biasa dan WA Business
Fitur | WhatsApp Biasa | WhatsApp Business |
---|---|---|
Balasan Cepat | Menggunakan aplikasi pihak ketiga | Fitur bawaan aplikasi |
Pesan Sambutan | Menggunakan aplikasi pihak ketiga | Fitur bawaan aplikasi |
Pesan Diluar Jam Kerja | Menggunakan aplikasi pihak ketiga | Fitur bawaan aplikasi |
Pengaturan Jam Kerja | Tidak tersedia | Tersedia di alat bisnis |
Kesimpulan
WA balas otomatis adalah fitur yang bisa membantu untuk meningkatkan kualitas pelayanan pelanggan, menghemat waktu dan tenaga, menjangkau pelanggan lebih luas, dan meningkatkan konversi dan penjualan.
Kalian bisa membuat WA balas otomatis dengan menggunakan WhatsApp biasa atau WhatsApp Business, dengan cara yang berbeda-beda. Kamu juga perlu memperhatikan beberapa tips dan trik untuk membuat WA balas otomatis yang efektif, yaitu ses